Privacy

De vereniging Advendo Korpsen te Sneek (hierna Advendo) hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Aan de hand van dit Privacy beleid willen wij heldere en transparante informatie verstrekken over hoe wij omgaan met persoonsgegevens.

Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan om die reden zorgvuldig om met persoonsgegevens. Advendo houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt o.a. met zich mee dat wij in ieder geval:

- jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in dit Privacy beleid;

- verwerking van jouw persoonsgegevens beperkt zich tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

- jouw vragen om uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;

- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van jouw persoonsgegevens gewaarborgd is;

- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

- op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als Advendo zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van ons Privacy beleid, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via de contactgegevens bovenaan dit document.

Verwerking van persoonsgegevens van klanten of leveranciers

Persoonsgegevens van klanten of leveranciers worden door Advendo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): administratieve doeleinden, communicatie over een opdracht en/of uitnodiging(en) en het uitvoering geven aan of het uitgeven van een opdracht.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de overeengekomen opdracht;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Advendo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

a. voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens eventueel postadres

b. (zakelijke) telefoonnummer(s), (zakelijke) e-mailadres(sen) en bankrekeningnummer(s)

Uw persoonsgegevens worden door Advendo opgeslagen ten behoeve van bovengenoemde

verwerking(en) voor de periode:

- tot 12 maanden na de looptijd van de overeenkomst en daarna alleen in de financiële administratie voor maximaal 7 jaar.

Verwerking van persoonsgegevens van leden

Persoonsgegevens van leden worden door Advendo verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en): administratieve doeleinden en t.b.v. het uitvoering geven aan de lidmaatschapsovereenkomst.

Grondslag voor deze persoonsgegevens is de lidmaatschapsovereenkomst;

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Advendo de volgende persoonsgegevens van u vragen:

a. voor- en achternaam, geboortedatum, adresgegevens eventueel postadres

b. telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), bankrekeningnummer(s)

c. geboortedatum, geboorteplaats, geslacht, bewijs en gegevens van deelname aan muziekexamens

E-mail berichtgeving (opt-out)

Advendo gebruikt je naam en e-mailadres om je haar e-mail nieuwsbrief met informatie over activiteiten, diensten en andere interessante informatie over het lidmaatschap van Advendo Korpsen Sneek Afmelding voor deze mailingen is te allen tijde mogelijk via de afmeldlink onderaan de mailing.

Verstrekking aan derden

De gegevens die jij aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij voor:

- het verzorgen van de internetomgeving van de website;

- het verzorgen van de (financiële) administratie;

- het verzorgen van nieuwsbrieven en uitnodigingen;

- het drukken en vesturen van ons clubblad, De Fortissimo.

Ook is het mogelijk dat wij je naam en geboortedatum moeten doorgeven aan organisaties waar wij optredens verzorgen voor bijvoorbeeld beveiligingseisen en/of inschrijving voor overnachting.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee we geen overeenkomst of verwerkersovereenkomst hebben afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij de door jouw verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is een justitieel onderzoek, indien het verzoek hiertoe dwingend is, in opdracht van de Officier van Justitie. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier van tevoren schriftelijk toestemming voor hebt gegeven.

Binnen de EU

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen/instanties welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van minderjarigen (personen jongen dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Advendo bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens van jou te beschermen tegen onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;

- alle personen die namens Advendo van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

- we hanteren een gebruikersnaam en wachtwoord beleid op al onze systemen;

- we pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;

- wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

- we testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

- onze betrokken medewerkers/vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Rechten omtrent jouw gegevens

Jij hebt recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegeven welke wij van jou ontvangen hebben. Tevens kan jij bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers. Ook heb jij het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een door jou gegeven toestemming hiertoe, dan heb je altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Advendo behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in dit privacy beleid. Het verdient aanbeveling om dit privacy beleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacy beleid zelf opslaan of raadplegen via www.advendo.nl/privacy.

Protocol camerabeveiliging

Protocol camerabeveiliging Stichting Vrienden van de Advendo Korpsen. (Hierna te noemen: Stichting)

1.  Inleiding

Het gebouw aan de Korte Vreugde 22 te Sneek wordt intensief bezocht door leden, bezoekers, vrijwilligers en leveranciers. Diefstal, vernielingen en problemen met het toegangssysteem van openen en sluiten van het gebouw is voor het bestuur van de Stichting aanleiding om middels cameratoezicht de belangen en de eigendommen van de Stichting, haar gebruikers en bezoekers, waar mogelijk te beschermen. Het gebouw wordt hoofdzakelijk gebruikt door de Vereniging Advendo Korpsen Sneek (hierna te noemen: Vereniging). Het gebouw ligt aan de openbare weg, zodat voorbijgangers (gedeeltelijk) waargenomen kunnen worden door de camera’s.

In dit protocol zijn afspraken vastgelegd met betrekking tot het gebruik van de camera's, het bekijken van de beelden en de opslag van het beeldmateriaal.

2. Doel

1. Het doel van het cameratoezicht is primair het beschermen van de eigendommen van Stichting en de eigendommen van leden en bezoekers tegen diefstal en/of vernieling. Verder dient het cameratoezicht ter bescherming van de veiligheid. Secondair hebben de camera’s een controlerende rol bij het openen en sluiten van het gebouw op afstand via het elektronisch toegangssysteem.

Het cameratoezicht rondom het gebouw heeft ook een preventieve werking in het voorkomen van vandalisme, dealen en overige overlast door derden. 

1. Daarnaast zal het cameratoezicht in geval van incidenten duidelijkheid kunnen verschaffen over de toedracht en de daarmee samenhangende goede afhandeling daarvan.

3. Taken en verantwoordelijkheden

1. Het cameratoezicht geschiedt onder de verantwoordelijkheid van het bestuur van de Stichting. De voorzitter, en bij diens afwezigheid de secretaris, voert het dagelijks beheer over het toezicht.
2. De beheerder die het dagelijks beheer voert stelt de beelden direct veilig wanneer hiertoe een verzoek wordt gedaan door het bestuur van de Stichting. Hij onderhoudt de installatie en borgt dat de recorder en het beeldmateriaal niet toegankelijk zijn voor derden.
3. Het bestuur draagt er zorg voor dat er zorgvuldig met het beeldmateriaal wordt omgegaan wanneer dit in verband met een calamiteit is veiliggesteld.

1. Beelden worden niet aan derden, anders dan op verzoek van de politie of officier van justitie conform de correcte procedure en wetgeving, ter beschikking gesteld.
2. Vier leden van het bestuur van de Stichting, de beheerder van het camera- en het toegang systeem alsmede de beheerder van de uitgegeven tags zijn geautoriseerd om via een app het gebouw op afstand te openen en te sluiten en tijdens dit proces bevoegd de camerabeelden te bekijken van enkel de camera’s aan de buitenzijde van het gebouw gedurende maximaal 28 dagen na opname. 
3. Terugkijken van opgenomen beelden van de camera in de voorruimte van de bar geschiedt primaire uitsluitend als dit verenigbaar is met het doel van het cameratoezicht. De voorzitter, en bij diens afwezigheid de secretaris, kan enkel via de beheerder van het camera- en het toegang systeem deze beelden terug kijken. 

4. Privacy 

1. Het cameratoezicht dient een gerechtvaardigd doel om diefstal en vernieling te voorkomen, veiligheid te borgen en controle te kunnen uitoefenen bij op afstand openen en of sluiten van het gebouw. 
2. Het beeldmateriaal wordt uitsluitend gebruikt voor de doelstellingen van het cameratoezicht.
3. Het gebruik van cameratoezicht (24 uur per dag) wordt aangekondigd middels bord/stickers bij de voor ingangen van het gebouw. 
4. Bezoekers gaan met het betreden van het gebouw akkoord met het maken van beeldopnames.
5. De inzet van camera’s vereist een integer gebruik en een uiterste bescherming van de privacy.
6. Opgenomen beelden zullen op geen enkele wijze door de Stichting openbaar gemaakt worden.

5. Inzage in opgenomen materiaal

In beginsel heeft een betrokkene (bijv. een lid van de vereniging) slechts recht op inzage van zijn eigen persoonsregistratie en dus ook uitsluitend op inzage van beeldmateriaal waarop hij/zij zelf te zien is. Indien om inzage van beelden wordt verzocht dient de betrokkene op te geven het tijdstip en de tijdsduur waarop de beelden zijn gemaakt waarvan hij/zij inzage verlangt, alsmede de reden van de gewenste inzage.

Het beeldmateriaal kan aan betrokkene slechts ter inzage worden gegeven na belangenafweging door het bestuur van de Stichting, waarbij het belang bij inzage door betrokkene in zijn algemeenheid wordt beoordeeld alsmede wordt diens belang afgewogen tegen overige (privacy-)belangen, zoals dat van derden die ook op de beeldopnamen voorkomen.

Het bestuur van de Stichting beslist binnen 10 dagen nadat een gedateerd, schriftelijk verzoek tot inzage bij haar is binnengekomen. Deze beslissing wordt schriftelijk (bijv. per email) aan betrokkene kenbaar gemaakt.

Inzage van het beeldmateriaal wordt verstrekt in het bijzijn van een bestuurslid van de Stichting. De betrokkene dient zich in persoon bij het bestuurslid te vervoegen en moet zich, desgevraagd, kunnen legitimeren.

Indien betrokkene inzage in beeldmateriaal krijgt, dient hij/zij een inzage-verklaring te ondertekenen.

6. Verstrekken van opgenomen materiaal

Alleen op verzoek van de politie of officier van justitie worden beelden overgedragen aan de politie, conform de correcte procedure en wetgeving. Verstrekken van beeldmateriaal geschiedt primaire uitsluitend als dit verenigbaar is met het doel van het cameratoezicht.

Het beeldmateriaal wordt digitaal verstrekt.

7. Het camerasysteem en beveiliging

1. Het cameratoezicht vindt plaats door middel van een gesloten systeem en kan tevens via een app, op de vier buiten camera’s, live meegekeken worden via enkel, door het Bestuur, geautoriseerde personen. Meekijken geschiedt primaire uitsluitend als dit verenigbaar is met het doel van het cameratoezicht.
2. Er wordt gebruik gemaakt van zichtbare camera's die opnamen maken rondom het clubgebouw en binnen in het voorgedeelte van de bar. Laatstgenoemde camera maakt enkel beelden van toegang tot de bar, het IMO-gedeelte en de hal hoofdingang. Deze camera kan geen opnames maken van het bar gedeelte.
3. Live meekijken via de camera in het voorgedeelte van de bar is technisch uitgesloten. 
4. Bij het live meekijken van de camera beelden tijdens het op afstand openen en of sluiten van het gebouw, wordt dit gemeld tijdens het telefonisch contact. 
5. Opnames van alle camera’s vinden 24 uur per dag plaats, gedurende het gehele jaar.
6. De opnames van alle 5 camera’s worden maximaal 28 dagen opgeslagen (afhankelijk van capaciteit harde schijf) en daarna overschreven.
7. De recorder is afgesloten voor derden. Alleen de beheerder van de apparatuur heeft toegang tot de recorder. Bij zijn absentie kan het daartoe bevoegde bestuurslid toegang krijgen via de werkgever van de beheerder, op wie het systeem draait.  
8. Beelden van incidenten, die worden veiliggesteld, worden bewaard tot het incident is afgehandeld.
9. Camerabeelden die gebruikt worden in het kader van een onderzoek waarvan aangifte is gedaan bij de politie, worden pas vernietigd na overleg met de politie.

8. Informatieverstrekking en klachten

• Via de website van de Vereniging wordt dit protocol ter beschikking gesteld aan haar leden, vrijwilligers en bezoekers. Tevens wordt dit protocol op verzoek aan de Stichting digitaal beschikbaar gesteld. 

1. Klachten aangaande het cameratoezicht en de afhandeling van verzoeken tot inzage en verstrekking van beeldmateriaal dienen schriftelijk te worden ingediend bij het bestuur of de daartoe bevoegde (overheid)autoriteiten.

Aldus vastgesteld in de bestuursvergadering: Sneek, 13 oktober 2021

• Herziene versie 2 jan 2023 vastgesteld in de bestuursvergadering: Sneek, 11 januari 2023

Klachten

Mocht jij een klacht hebben over de verwerking van jouw persoonsgegevens dan vragen wij jou hierover direct contact met ons op te nemen. Komen wij er samen met jou niet uit dan vinden wij dit natuurlijk erg vervelend. Jij hebt dan altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact op met een van de bestuursleden van de Advendo Korpsen Sneek !